Государственный контроль ведения кадровой документации

Ведение кадровой документации на любом предприятии возлагается на кадровую службу (отдел кадров), а при ее отсутствии - на сотрудника, ответственного за работу с кадрами. Независимо от наличия или отсутствия кадровой службы на предприятии, ответственность за наличие и правильное оформление документов возлагается на администрацию (руководство) предприятия.

Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное оформление трудовых правоотношений. В частности, большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Каждый из кадровых документов должен быть сформулирован и оформлен в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации.

Целью данной работы является освещение теоретических и практических аспектов государственного контроля ведения кадровой документации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть теоретические аспекты государственного контроля ведения кадровой документации;

- провести анализ осуществления государственного контроля ведения кадровой документации в ООО «СибСтройСервис»         ;

- предложить мероприятия по совершенствованию ведения кадровой документации ООО «СибСтройСервис»      .

Предметом данной курсовой работы является государственный контроль ведения кадровой документации. Объект работы - ООО «СибСтройСервис».

Проведенное в курсовой работе исследование позволяет сделать следующие выводы.

Кадровая документация - отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность ее ведения есть одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы. Однако зачастую работодатели не придают серьезного значения кадровой документации, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.

Необходимость документирования трудовых правоотношений устанавливает прежде всего Трудовой кодекс РФ, а именно:

- трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ);

- прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (ст. 68 ТК РФ);

- на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);

- по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.) (ст. 62 ТК РФ);

- предусмотрено обязательное издание приказа (распоряжения) работодателя о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ);

- прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно п. 2 Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.

Квалифицированное исполнение служебных обязанностей каждым работником сферы управления персоналом предполагает не только знание делопроизводственной терминологии и осознание того, что юридическую силу документа обеспечивают соответствие действующему законодательству, компетенция издавшего его органа и установленный порядок оформления, но и высокий уровень грамотности.

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.