Развитие документационного обеспечения системы управления персоналом

Объем информации, отраженной в документах различных типов, представляет собой фундамент управленческой деятельности любого учреждения. Очевидно, что научный подход к работе с документацией оказывает существенное влияние на продуктивность процесса управления в целом и на гиперболизацию культуры управленческого труда работников организации. Следовательно, от взаимосвязи параметров качественного и профессионального документационного обеспечения системы управления персоналом напрямую зависит эффективность процесса управления в целом.
Научно обоснованное и качественно реализованное документационное обеспечение системы управления персоналом в учреждениях характеризуется одним из ключевых аспектов качественной работы. Неотъемлемой составляющей любой современной организации принято считать абсолютное соблюдение всех предписанных условий для осуществления качественной работы. Таким образом, целесообразно соблюдать все предписанные законодательством нормы к составлению документов, оперативного и детального рассмотрения дел, грамотного исполнения поставленных задач в рамках документации.
Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы обуславливается недостаточной теоретической и практической изученностью данной проблемы в рамках высших учебных заведений. Установление причинно-следственных связей проблем документационного обеспечения системы управления персоналом в современных условиях на базе государственного учреждения, позволит целенаправленно сформировать ключевые принципы модернизации данной системы в условиях высших учебных заведений.
Цель работы – исследовать развитие документационного обеспечения системы управления персоналом.
Для решения поставленной цели было намечен ряд взаимосвязанных задач:
- дать характеристику современному состоянию документационного обеспечения системы управления персоналом;
- провести анализ специальной литературы по проблеме документационного обеспечения системы управления персоналом, изучение и обобщение опыта ее решения на практике;
- охарактеризовать основные направления решения проблемы документационного обеспечения системы управления персоналом;
- дать краткую характеристику ФГБОУ ВО «Государственный университет управления»;
- провести анализ производственно-хозяйственной деятельности ФГБОУ ВО «Государственный университет управления» и системы управления ею;
- осуществить анализ документационного обеспечения системы управления персоналом в ФГБОУ ВО «Государственный университет управления»;
- провести обоснование и разработку методики документационного обеспечения системы управления персоналом;
- разработать организационный механизм решения проблемы документационного обеспечения системы управления персоналом в ФГБОУ ВО «Государственный университет управления»;
- проверить предложенную методику документационного обеспечения системы управления персоналом в ФГБОУ ВО «Государственный университет управления»;
- разработать практические рекомендации по решению проблемы документационного обеспечения системы управления персоналом в ФГБОУ ВО «Государственный университет управления»;
- осуществить расчет социально-экономической эффективности внедрения практических рекомендаций в ФГБОУ ВО «Государственный университет управления»;
- разработать план мероприятий по внедрению практических рекомендаций.
Объект исследования – документационное обеспечение системы управления персоналом ФГБОУ ВО «Государственный университет управления».
Предмет исследования – процесс документационного обеспечения системы управления персоналом.
Научная новизна данной работы связана с изучением и практическим внедрением (апробацией) результатов исследования, базирующихся на принципах научной организации документационного обеспечения системы управления персоналом. Подразумеваем, что весь процесс работы с документацией следует методически дифференцировать на взаимосвязанные составные части, отдельными элементами которого являются простые операции, доступные работнику любого уровня подготовки.
В целях детальной проработки основной цели и задач работы были выбраны следующие методы теоретического и эмпирического исследования: теоретический и системный анализ, интервьюирование, монографический и описательный метод, методика фотографии рабочего времени. При проведении эмпирического исследования по общепринятой методике фотографии рабочего времени, использовали классический вычислительный метод обработки данных.
Практически значимость данных исследований заключается в разработке новых и актуальных методов совершенствования документационного обеспечения системы управления персоналом, которые могут быть использованы и другими образовательными организациями города и области.

Документационное обеспечение играет важную роль в управлении персоналом, так как документы являются основным средством передачи информации между сотрудниками и руководством. Правильно организованное документационное обеспечение позволяет повысить эффективность работы системы управления персоналом, сократить время на принятие решений и улучшить коммуникацию между различными уровнями управления. Документационное обеспечение системы управления персоналом – это процесс создания, оформления, согласования, утверждения, регистрации, хранения и уничтожения документов, связанных с управлением персоналом. Оно включает в себя разработку форм документов, инструкций по их заполнению и использованию, а также контроль за соблюдением установленных правил и процедур.
Для любой организации важно динамично совершенствовать процессы документационного обеспечения управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. Для решения проблемы документационного обеспечения системы управления персоналом необходимо: автоматизировать процессы документооборота, чтобы сократить время на обработку документов и повысить точность информации; развивать электронный документооборот, чтобы упростить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями; повышать требования к качеству и доступности информации, усиливая контроль за соблюдением стандартов оформления документов; интегрировать системы управления персоналом с другими корпоративными системами для повышения эффективности управления в целом.
ФГБОУ ВО «Государственный университет управления» – это сформированный многоуровневый научно-учебный комплекс. Он по праву считается основателем управленческого образования в стране. Ему заслуженно принадлежит приоритет не только в открытии, но и в дальнейшем развитии подготовки управленческих кадров для нужд экономики страны.
Анализ производственно-хозяйственной деятельности ФГБОУ ВО «Государственный университет управления» и системы управления ею, показал, что половину бюджета Университета составляют средства, поступившие из бюджета разных уровней государства. При этом вторая половина поступивших средств, это средства, которые приносит деятельность университета. Наблюдается динамика роста общего количества сотрудников университета. Это связано с увеличением числа различного рода дополнительных подразделений, созданные и вошедшие в состав университета.
Анализ документационного обеспечения системы управления персоналом в ФГБОУ ВО «Государственный университет управления» показал, что организация работы с документами в данном учреждении заключается в научном обеспечении оптимальных условий для всех операций с документами. Важность качественной документации для государственного образовательного учреждения сложно переоценить. Процесс управления данной общеобразовательной организацией представляет собой неразрывную цепочку этапов проектирования и создания, движения документов.
Для того чтобы обеспечить эффективное функционирование системы управления персоналом ФГБОУ ВО «Государственный университет управления», разработана соответствующая методика документационного обеспечения. В основе методики лежит система принципов, которые будут определять порядок работы с документами: принцип законности; принцип ответственности; принцип конфиденциальности; принцип системности; принцип стандартизации; принцип автоматизации. Методика документационного обеспечения системы управления персоналом ФГБОУ ВО «Государственный университет управления» будет включать в себя следующие этапы: создание документов; регистрация документов; хранение документов; обработка документов; уничтожение документов.
Предложенный организационный механизм решения проблемы документационного обеспечения системы управления персоналом в ФГБОУ ВО «Государственный университет управления» включает в себя: создание отдела документационного обеспечения, который будет заниматься созданием, хранением и обработкой документов; обучение сотрудников работе с документами, включая использование информационных технологий; контроль за соблюдением правил работы с документами, включая обеспечение конфиденциальности информации; установление требований к оформлению документов в соответствии с законодательством и внутренними правилами вуза; обеспечение хранения документов в соответствии с требованиями законодательства и внутренними правилами.
Для проверки предложенной методики документационного обеспечения системы управления персоналом в ФГБОУ ВО «Государственный университет управления» проведен эксперимент, в ходе которого оценивалась эффективность работы с документами. В ходе эксперимента проводился анализ документов, а также опрос сотрудников о качестве работы с документами. По результатам эксперимента было принято решение о внедрении предложенной методики в деятельность ФГБОУ ВО «Государственный университет управления».
На основе предложенной методики и результатов эксперимента нами разработаны практические рекомендации по решению проблемы документационного обеспечения в ФГБОУ ВО «Государственный университет управления»: усовершенствование системы регистрации документов, включая возможность отслеживания их движения в режиме реального времени; внедрение системы электронного документооборота, которая позволит ускорить обработку документов и снизить затраты на их хранение; разработка стандартов оформления документов, учитывающих требования законодательства и внутренние правила вуза; организация обучения сотрудников работе с документами с использованием информационных технологий.
План мероприятий по внедрению практических рекомендаций включает в себя три этапа. На первом этапе проводились подготовительные мероприятия: анализ текущей системы документационного обеспечения управления персоналом; определение основных проблем и недостатков в существующей системе; разработка плана мероприятий по улучшению системы; привлечение специалистов для реализации плана; обеспечение необходимыми ресурсами для реализации плана (финансовыми, техническими, человеческими); обучение персонала новым методам работы с документами; создание системы контроля за выполнением плана. Второй этап включает в себя реализацию основных мероприятий: внедрение новых технологий и методов работы с документами (электронный документооборот, системы управления документами, автоматизация процессов); усовершенствование форм и содержания документов; установление единых требований к оформлению документов; разработка системы регистрации и учета документов; создание архива документов; организация контроля за исполнением документов; разработка системы мотивации персонала за качественное и своевременное выполнение работ с документами. Третий этап предусматривает заключительные мероприятия: мониторинг и анализ результатов внедрения практических рекомендаций; корректировка плана при необходимости; оценка эффективности проведенных мероприятий; подготовка отчета о проделанной работе; разработка стратегии дальнейшего развития системы документационного обеспечения управления персоналом.
Внедрение предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления персоналом обеспечит удобство в работе в ФГБОУ ВО «Государственный университет управления» и рациональную организацию документооборота. Внедрение электронного документооборота и повышение квалификации персонала, занятого в системе управления персоналом, позволит сократить затраты на оплату труда после внедрения мероприятий снизить трудоемкость выполняемых работ, количество ошибок при оформлении документов, а также количество бумаги, которая требуется при оформлении документов. Условно-годовая экономия составит почти 113 тыс. руб., а эффективность внедрения «Электронный архив кадровых документов» – 1,28.